Nye regler om arbejdstidsregistrering - hvad er 'need to know' for startups?

Fra den 1. juli 2024 forpligtes alle arbejdsgivere, herunder startups, til at sørge for at have et system, der gør det muligt at registrere hver medarbejders daglige arbejdstid. Forpligtelsen gælder uanset virksomhedens størrelse og antallet af medarbejdere. Vi giver her et overblik over muligheden for at undtage visse medarbejdere (i daglig tale: "selvtilrettelæggere"), systemkrav og registreringsformat med videre.

Kort fortalt - medarbejderes tidsregistrering er en nyskabelse

Nye regler medfører et krav om registrering af medarbejders daglige arbejdstid og fastsætter nærmere regler om opbevaring af og adgang til de registrerede oplysninger.

Krav til tidsregistreringssystemet

Jeres startup har frie hænder i forhold til tidsregistreringen. Ligesom I har frihed til at indkøbe et nyt eller tilpasse et allerede eksisterende arbejdstidsregistreringssystem, hvis ikke I udvikler jeres eget. Systemet kan være digitalt i form af en app, et excelark, timesedler eller noget helt fjerde.

Minimumskravene til systemet er, at det skal:

være objektivt og pålideligt, med andre ord skal systemet være til at stole på, så medarbejdernes ret til maksimal daglig og ugentlig arbejdstid kan håndhæves,
være tilgængeligt, så hver medarbejder har adgang til sine egne oplysninger,
registrere hver enkelt medarbejders daglige arbejdstid (husk at hjemmearbejde også er arbejdstid, mens frokostpauser, ferie, tandlægeaftaler med videre er hviletid, som ikke skal registreres i systemet),
opbevare arbejdstidsregistreringerne i en rullende periode på mindst 5 år og 4 måneder, hvis der ikke gælder nogen kollektiv overenskomst for jeres startup.

Som altid - husk GDPR. Vores eksperter står klar til at hjælpe med spørgsmål om behandling og opbevaring af oplysningerne fra systemet.

Hvordan griber jeres startup hele processen an?

Systemmæssigt skal I beslutte jer for en af to valgmuligheder:

Start- og sluttidspunktregistrering, eller
Blokregistrering.

Som alt andet er der fordele og ulemper ved hvert format. Et forhåndsudfyldt blokregistreringssystem er nemmere at begive sig i kast med for jeres startup, og medarbejderne skal i så fald "kun" lave afvigelsesregistreringer. Et start- og sluttidspunktregistreringssystem vil til gengæld kunne hjælpe jeres startup med at følge op på overholdelse af hviletidsreglerne.

En politik om arbejdstidsregistrering er en klar anbefaling herfra, så medarbejderne kender rammerne, herunder deres forpligtelser til at hjælpe jeres startup med at overholde de nye regler. Politikken bør i hvert fald komme omkring systemopsætning, eksempler på hvad der udgør arbejdstid i jeres startup og dermed skal registreres i systemet, hvordan medarbejderne får adgang til egne oplysninger og sanktioner ved manglende efterlevelse af politikken.

Kan nogle medarbejdere undtages registreringskravet?

Direktører, der ikke er omfattet af medarbejderbegrebet - dette vil ofte gælde for founders i jeres startup - er ikke omfattet af tidsregistreringskravet. Det samme gælder for eksterne konsulenter. Derudover kan jeres startup vælge at undtage såkaldte "selvtilrettelæggere" fra tidsregistreringskravet ud fra en konkret vurdering af medarbejderens arbejdstilrettelæggelse.

OBS. Det skal fremgå af medarbejderens ansættelseskontrakt/tillæg, at arbejdstidslovens §§ 3, 4 og 5, ikke finder anvendelse. Forkert eller manglende henvisning medfører, at medarbejderen ikke er omfattet af undtagelsesbestemmelsen og således skal registrere sin arbejdstid på lige fod med alle andre medarbejdere.

Vores rådgivning

Vores team af specialister inden for arbejds- og ansættelsesret står klar til at rådgive om alle juridiske og praktiske aspekter af arbejdstidsregistreringskravet.

Vi kan for eksempel hjælpe med at vurdere, hvilket tidsregistreringssystem som giver bedst mening for jeres startup, identificere "selvtilrettelæggere" der kan undtages registreringskravet, udarbejde eller gennemgå jeres politik om arbejdstidsregistrering og tillæg/ansættelseskontrakt for "selvtilrettelæggere".