EU-Kommissionen offentlig­gør vejledning for dual-use compliance-programmer

Baggrund: EU's Dual use-forordning

EU's dual-use-forordning (nr. 428/2009) kræver ikke udtrykkeligt, at virksomheder skal oprette interne compliance-programmer (ICP). Når ansøgninger om eksport af dual-use-produkter behandles, skal der dog, ifølge forordningen, lægges vægt på, om eksportører har "midler og procedurer" til at sikre, at reglerne bliver overholdt.

Formålet med Kommissionens nye ICP-vejledning er at give virksomheder nogle ikke-bindende værktøjer til at udarbejde et effektivt ICP for at sikre, at reglerne i  dual-use-forordningen bliver overholdt.

ICP-vejledningens indhold

Inden den endelige version af vejledningen blev vedtaget, offentliggjorde Kommissionen i oktober 2018 et udkast for at få feedback fra relevante interessenter. På baggrund af tilbagemeldingerne har Kommissionen nu identificeret syv centrale elementer for overholdelse af dual-use-forordningen. For hvert af disse elementer beskrives det, hvad der forventes, og hvad hvert element indebærer. De syv elementer er følgende:

1. Den øverste ledelses forpligtelse til overholdelse: Et effektivt ICP er afspejlet i en topstyret proces, hvor den øverste ledelse afsætter nok ressourcer til at sikre overholdelse af dual-use-forordningen og overholdelseskultur. Det forventes derfor, at ledelsen giver en støttetilkendegivelse til virksomhedens ICP.
2. Organisationsstruktur, ansvar og ressourcer: Virksomheder forventes at sikre, at organisationen har tilstrækkelige ressourcer til at kunne håndhæve et effektivt ICP.
3. Uddannelse og oplysning: Virksomheden forventes at sikre, at al personale, der arbejder med dual-use-produkter er bekendt med alle relevante eksportkontrolordninger. Det kan f.eks. ske gennem interne uddannelser, abonnement på informationskilder og eksterne seminarer. 
4. Screeningproces og procedurer for transaktioner: Kommissionen skriver i deres vejledning, at screening er det vigtigste element i et ICP. Det forventes, at virksomheden fastlægger en proces for screening af, hvorvidt en transaktion eller et produkt er underlagt nationale eller EU dual-use-kontroller.
5. Performancegennemgang, revision, rapportering og korrigerende tiltag: Det forventes, at virksomheder gennemgår deres ICP'ers performance og effektivitet med jævne mellemrum. Der kan eksempelvis foretages stikprøver, og whistleblowerordninger kan oprettes.
6. Registrering og dokumentation: Dette element indebærer passende opbevaring og arkivering af dokumenter og processer, der opfylder de lovgivningsmæssige krav for registrering og op-bevaring af dokumenter.
7. Fysisk sikkerhed og informationssikkerhed: Virksomheder skal sikre fysisk og informations-mæssig sikkerhed af deres dual-use-produkter gennem passende sikkerhedsforanstaltninger. 

Opbygning af et ICP

Kommissionen skriver i sin vejledning, at virksomheders ICP skal skræddersys til virksomhedens specifikke behov, som afhænger af virksomhedens størrelse, struktur, omfang og især af virksomhedens specifikke forretningsaktivitet. Kommissionen anbefaler derfor, at virksomheder starter med at foretage en risikovurdering for at fastlægge deres specifikke risikoprofil for handel med dual-use-produkter. Selvom man allerede har et ICP på plads, kan det derfor være nyttigt at vurdere, om der er plads til forbedring på baggrund af den nye vejledning.

I den forbindelse kan det være relevant at overveje, om virksomhedens screeningprocesser lever op til de nye forventninger, f.eks. ved at evaluere:

• processen for vurdering af nye og eksisterende eksportprodukter, der risikerer at være omfattet af EU's eller medlemsstaternes kontrollister
• om sikkerhedsforanstaltninger gældende for virksomhedens medarbejdere er tilstrækkelige, og om medarbejderne har adgang til eventuelt kontrolleret teknologi eller software, når de er i udlandet
• om der er risiko for opstå interessekonflikter for medarbejdere med ansvar for overholdelse af regler
• om elektroniske værktøjer til at understøtte virksomhedens overholdelsesprocedurer kan indføres eller forbedres.

Kromann Reumerts team, der beskæftiger sig med international handel, arbejder løbende med spørgsmål om overholdelse af handelsrestriktioner, eksport og dual-use-kontroller. Vi bistår eksempelvis virksomheder med at fastlægge risikoprofiler, samt opbygning, vurdering og implementering af ICP'er.