Ordregiver

Foruden den juridiske rådgivning kan vi bistå med en række andre opgaver, herunder eksempelvis projektstyring og valg af eksterne rådgivere. Det er vores erfaring, at udbudsprocessen optimeres, når vi fra udbuddets start bistår med løsning af såvel kommercielle som juridiske forhold, idet vi som juridisk rådgiver ligeledes vil kunne bistå under de efterfølgende drøftelser om kontrakten og en eventuel klagesag.

Ved et udbud bistår vi typisk ordregivere med at:

• vurdere udbudspligt
• planlægge udbudsprocessen herunder valg af udbudsform
• rådgive om prækvalifikation og udvælgelseskriterier
• udarbejde udbudsmaterialet, herunder udbudsbetingelser og kontrakt
• udforme tildelingskriterier
• evaluere de indkomne tilbud, forhandling og kontraktindgåelse
• projektstyre.

Vurdering af udbudspligt

En kontrakt er udbudspligtig, hvis tre kriterier er opfyldt:

1. Indkøberen er en ordregivende myndighed
2. Varen, tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsopgaven er omfattet af udbudsdirektiverne eller den danske tilbudslov
3. Tærskelværdierne er overskredet.

En ordregivende myndighed er i udbudsreglerne defineret som staten, regionale eller lokale myndigheder, offentligretlige organer og sammenslutninger bestående af en eller flere af disse myndigheder eller organer. Det er oftest begrebet ”offentligretlige organer”, som giver anledning til betydelig tvivl.

Udbudsreglerne

Kromann Reumerts udbudsgruppe rådgiver løbende potentielle ordregivende myndigheder om, hvorvidt de er omfattet af udbudsreglerne.

Visse ydelser er udtrykkeligt undtaget fra udbudsreglerne, men derudover har typen af ydelse betydning for vurderingen af, hvilken tærskelværdi der finder anvendelse. Vi sørger for, at der bliver skabt klarhed over, hvorvidt det påtænkte indkøb er omfattet af udbudsreglerne.

For at vurdere, om tærskelværdierne er opfyldt skal værdien af kontrakten bestemmes, og der kan hurtigt opstå tvivl om, hvilke elementer der indgår i denne beregning. Udbudsgruppen har omfattende erfaring med at foretage disse vurderinger, og vi sørger for at guide jer igennem reglerne.

Planlægning af udbudsprocessen

Med valg af udbudsform

Udbudsreglerne beskriver en række forskellige udbudsformer, som indeholder forskellige procedurer for, hvordan indkøbet af varen eller tjenesteydelsen skal og kan foregå. Udbyder kan altid vælge mellem det offentlige udbud og det begrænsede udbud, hvorfor disse to udbudsformer er de mest almindelige. Derimod kan f.eks. konkurrencepræget dialog, udbud med forhandling, elektroniske auktioner, projektkonkurrencer og dynamiske indkøbssystemer kun anvendes under visse omstændigheder.

Det offentlige udbud er en procedure, hvor alle interesserede tilbudsgivere kan afgive tilbud, hvorimod et begrænset udbud er en procedure, hvor interesserede tilbudsgivere kan ansøge om at deltage.

Ved begrænsede udbud er det alene de ansøgere, som udbyder vurderer som egnede, der efterfølgende får adgang til at afgive tilbud.

Valget af udbudsform afhænger i høj grad af typen af ydelse, der skal indkøbes. I visse situationer kan tidsmæssige faktorer desuden spille en stor rolle, idet hver af udbudsformerne foreskriver forskellige procedurer, som har indvirkning på tidsfristerne.

Redegørelse af udbudsreglerne

Valget af udbudsform afhænger ofte af en kombination af forhold. Vores forretningsforståelse sikrer, at der træffes det rigtige valg, som vil sikre den størst mulige konkurrence og mest hensigtsmæssige procedure for det konkrete indkøb.

Vi bistår jer i denne fase af udbuddet og assisterer i planlægningen af det påtænkte udbud. Vi redegør for udbudsreglerne på lettilgængelig vis, således at I sikres det bedste grundlag for at træffe beslutning om, hvordan udbuddet skal struktureres. Vi rådgiver om de tidsmæssige aspekter af udbuddet og rådgiver om, hvilken udbudsform der er mest velegnet til indkøb af de pågældende ydelser.

Udvælgelseskriterier

Prækvalifikationen er den procedure, der benyttes, når udbyder ønsker at udvælge egnede tilbudsgivere, før tilbudsgiverne opfordres til at udarbejde et tilbud. Prækvalifikation benyttes ved begrænsede udbud, konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling.

Udbyder skal i udbudsbekendtgørelsen oplyse, hvilke udvælgelseskriterier der vil blive lagt vægt på, når udbyder skal vurdere, hvorvidt en ansøger om prækvalifikation er egnet til at udføre den udbudte opgave.

Det er vigtigt, at vurderingen af tilbudsgivernes egnethed holdes adskilt fra beslutningen om tildeling af kontrakten. Dette har blandt andet betydning for valget af udvælgelseskriterier.

Ved prækvalifikationen skal de egnede leverandører findes. Ved tildelingen af den bedste leverandør. Det er derfor vigtigt allerede under prækvalifikationen at overveje de forhold, som har betydning for udbyder i de to forskellige situationer – genbrug er nemlig ikke en mulighed.

Vi rådgiver udbydere om:

• hvorvidt proceduren med prækvalifikation vil være egnet i den konkrete situation
• hvorledes udvælgelseskriterierne skal udformes for at varetage udbyders interesser samt være i overensstemmelse med de udbudsretlige regler.

Udbudsmaterialet

Det er vigtigt, at udbudsmaterialet formuleres klart og tydeligt, og at alle udbudsreglernes formelle krav overholdes.

En potentiel tilbudsgiver skal på baggrund af udbudsbekendtgørelsen kunne vurdere, om tilbudsgiveren ønsker at afgive et tilbud. I tillæg til dette gælder, at jo mere præcist udbudsmaterialet er formuleret, jo større sandsynlighed er der for, at de indkomne tilbud lever op til udbyders ønsker. Også forhold, som har betydning for den efterfølgende kontraktafvikling, skal tænkes ind allerede her.

En udbyder skal dog være opmærksom på, at udbudsmaterialet også fastsætter begrænsninger for udbyder, og derfor er det ligeledes vigtigt kun at angive de nødvendige oplysninger og krav.

Udbudsmaterialet består blandt andet af:

• udbudsbekendtgørelsen
• udbudsbetingelserne 
• eventuelt den udbudte kontrakt
• en kravspecifikation 
• alle nødvendige bilag for at udbyder har beskrevet den udbudte ydelse, og leverandørerne i øvrigt kan udforme et tilbud.

Vores rådgivning omfatter:

• bistand med at udforme udbudsmaterialet, hvor målet er at sikre jer en række kvalificerede tilbud
• rådgivning om hvilke tildelings- og udvælgelseskriterier det vil være mest fordelagtigt at benytte
• rådgvning om hvordan kontrakten bør formuleres for at give størst værdi.

Tildelingskriterier

Tildeling af kontrakten kan enten ske på baggrund af kriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” eller ”laveste pris”.

Når kriteriet det ”økonomisk mest fordelagtige tilbud” anvendes, skal udbyder oplyse, hvilke underkriterier udbyder vil lægge vægt på. Underkriterierne skal som udgangspunkt vægtes, men kan under visse omstændigheder angives i prioriteret rækkefølge.

Det er vigtigt, at udbyder skelner mellem:

• På den ene side udvælgelseskriterier/minimumskriterier, som kan benyttes til at vurdere, hvilke tilbudsgivere der er egnede til at udføre den udbudte opgave
• På den anden side tildelingskriterierne, som afgør, hvilken af de egnede tilbudsgivere der skal vinde kontrakten.

Vores erfaring er, at det kan være vanskeligt at foretage den skarpe sondring mellem udvælgelseskriterier og tildelingskriterier. Udbudsgruppen tilbyder derfor rådgivning om, hvilke kriterier der med fordel kan anvendes i de forskellige situationer.

Derudover vil Kromann Reumerts udbudsgruppe kunne bistå ved den efterfølgende evaluering af tilbuddene i forhold til de valgte tildelingskriterier.

Evaluering, forhandling og kontrakt

Når fristen for indlevering af tilbud er udløbet, skal udbyder bl.a. vurdere om tilbuddene:

• Er indkommet rettidigt
• Er udformet i overensstemmelse med kravene i udbudsmaterialet
• Indeholder forbehold, som medfører, at de ikke kan tages i betragtning.

Herefter skal udbyder vurdere de tilbageværende tilbud i forhold til tildelingskriterierne. Udbyder skal i den forbindelse udarbejde et evalueringskema eller en rapport, så udbyder kan dokumentere, at vurderingen af tilbuddene er sket i forhold til de korrekte kriterier.

Det er vigtigt at være opmærksom på, at det kan have vidtrækkende konsekvenser for en tilbudsgiver, hvis det indsendte tilbud afvises, men udbyder har ikke mulighed for at se bort fra afvigelser i forhold til minimumskrav eller grundlæggende krav til tilbuddets udformning, som udtrykkeligt fremgår af udbudsmaterialet.

Overtrædelser af udbudsreglerne

Det er vores erfaring, at der let kan ske overtrædelser af udbudsreglerne, når tilbuddene skal evalueres. Samtidigt skal en ordregiver være opmærksom på reglerne om aktindsigt, således at der samtidigt med evalueringen sikres behørig dokumentation af processen og beslutningerne.

Vi rådgiver derfor ofte om faldgruberne ved denne fase af udbuddet eller bistår med selve evalueringen af de indkomne tilbud.

Projektstyring

Særligt ved større og komplekse anskaffelser, f.eks. køb af IT-systemer eller større byggerier, kan udbudsprocessen være særdeles omfattende og kræve en høj grad af koordinering.

Styring og koordinering af udbudsprocessen

Foruden de juridiske ydelser tilbyder Kromann Reumerts udbudsgruppe at varetage eller bidrage til styringen af hele udbudsprocessen, herunder koordineringen med de tekniske rådgivere, som oftest bistår med at udarbejde de tekniske specifikationer, og som også er inddraget i evalueringsfasen.

Kromann Reumerts udbudsgruppe består af en række erfarne medarbejdere, der netop har erfaring med projektstyring, og som er gode kommunikatorer.

Fordelen ved at lade udbudsgruppen varetage styringen af udbudsprocessen er, at vi som den eneste rådgiver ligeledes vil kunne assistere ved eventuelle tvister og i sidste ende under en klagesag.

Ved at overdrage styringen af udbudsprocessen til os, involveres vi fra projektets start, hvilket kan have stor værdi under en eventuel klagesag – ikke mindst i bestræbelserne på helt at undgå en sådan.