Whistleblowerordninger efter markeds­misbrugs­forordningen

Hvad er en whistleblowerordning?

En whistleblower-ordning er en ordning, hvor den ansatte i en virksomhed via en særlig, uafhængig og selvstændig kanal enten anonymt eller ved angivelse af navn og kontaktoplysninger kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser af gældende regler. 

Ordningen består oftest af en teknisk løsning, hvor det er muligt at indgive en anmeldelse anonymt, f.eks. ved brug af en anmeldelsesside, fremsendelse af e-mail til en særligt oprettet mailboks eller lignende. Løsningen kan være intern eller hostet hos en tredjepartsleverandør. Det er vigtigt at sikre, at ordningen er adskilt fra de almindelige kommunikationskanaler, som bruges til intern og ekstern kommunikation som led i virksomhedens aktiviteter, og at indkomne anmeldelser behandles fortroligt. 

I Danmark findes der både lovpligtige og frivillige whistleblower-ordninger. Hovedbestemmelserne om lovpligtige whistleblowerordninger følger af lov om finansiel virksomhed §§ 75 a og 75 b, der gennemfører artikel 71, stk. 2, litra b, og stk. 3 i CRD IV-direktivet (EU’s fjerde ‎kreditinstitut- og kapitalkravsdirektiv). Læs mere om implementeringen af CRD IV-direktivet i relation til whistleblower-ordninger. Markedsmisbrugsforordningens bestemmelser om whistleblower-ordninger findes i art. 32. 

Hvilke virksomheder har pligt til at etablere en whistleblower-ordning?

Tilsynspligtige finansielle virksomheder, der har mere end fem ansatte, skal have en intern whistleblower-ordning. Det er et krav i henhold til lov om finansiel virksomhed. Lov om finansiel virksomhed begrænser indberetninger til overtrædelser af finansiel regulering, hvorved forstås alle former for regulering. Det vil sige love, bekendtgørelser og EU-regulering, som er underlagt Finanstilsynets område.  Pr. 3. juli 2016 skal de lovpligtige whistleblowerordninger tillige give mulighed for indberetninger vedrørende markedsmisbrugsforordningen.

Markedsmisbrugsforordningen udvider ikke området for, hvilke virksomheder der skal etablere whistleblowerordninger.

Alle virksomheder kan vælge at etablere en frivillig whistleblowerordning, hvortil alvorlige lovovertrædelser og mistanke herom kan indberettes, f.eks. økonomisk kriminalitet, alvorlige brud på arbejdssikkerheden eller alvorlige forhold, der retter sig mod en ansat. Anvendelsesområdet er efter Datatilsynets praksis afgrænset til alvorlige forseelser, der kan få betydning for virksomheden som helhed, eller som kan have afgørende betydning for enkeltpersoners liv eller helbred.

Tilsynspligtige finansielle virksomheder kan vælge at udvide den lovpligtige ordning, hvor kun overtrædelser af den finansielle regulering kan indberettes, og give mulighed for indberetning af alvorlige overtrædelser af anden lovgivning. Den lovpligtige ordning kan med andre ord suppleres med hele eller dele af anvendelsesområdet for en frivillige ordning, som enhver virksomhed kan vælge at etablere. 

Indberetning af overtrædelser af markedsmisbrugsforordningen vedrørende virksomheder, der ikke har en lovpligtig intern whistleblowerordning, skal ske direkte til Finanstilsynet, uanset om virksomheden måtte have etableret en frivillig ordning. For virksomheder med en frivillig ordning kræves det, at Datatilsynet godkender, at indberetninger vedrørende markedsmisbrugsforordningen omfattes af den frivillige ordning.

Finanstilsynets whistleblowerkanal

Kompetente myndigheder, det vil i Danmark sige Finanstilsynet, skal efter markedsmisbrugsforordningen indføre effektive mekanismer, der gør det muligt at fremme indberetning af faktiske eller mulige overtrædelser af markedsmisbrugsforordningen. Finanstilsynet har i forbindelse med ikrafttræden af reglerne for lovpligtige whistleblower-ordninger på det finansielle område etableret en whistleblower-ordning, der giver personer mulighed for gennem en særlig og anonym kanal at indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser af den finansielle regulering begået af en finansiel virksomhed til Finanstilsynet. 

Ordningen kan anvendes af ansatte i finansielle virksomheder, der har oplevet noget, der kunne udgøre en mulig overtrædelse af den finansielle lovgivning. En ansat vil således frit kunne vælge mellem at indberette en overtrædelse eller potentiel overtrædelse af den finansielle lovgivning til Finanstilsynets whistleblower-ordning eller direkte til en intern whistleblowerordning etableret af den pågældende virksomhed.

Det er forventningen, at Finanstilsynets whistleblowerkanal vil blive udvidet til også at omfatte indberetninger efter markedsmisbrugsforordningen. Whistleblowerordningen og yderligere information om, hvordan den kan bruges, kan findes på Finanstilsynets hjemmeside.

Hvem er de beskyttede medarbejdere?

I dag er indberettere (dvs. personer, der er ansat i tilsynspligtige finansielle virksomheder, og som foretager indberetning via en lovpligtig whistleblower-ordning) omfattet af beskyttelse mod ufordelagtig behandling eller ufordelagtige følger som følge af indberetningen.  Denne beskyttelse gælder også fremadrettet, når der sker indberetning af overtrædelser af markedsmisbrugsforordningen under den lovpligtige ordning.

Indberettere til frivillige ordninger er beskyttet efter de almindelige ansættelsesretlige regler om usaglig afskedigelse mv. Overtrædelser af markedsmisbrugsforordningen er ikke automatisk omfattet af en frivillig ordning, hvorfor der ikke vil være tale om en særlig beskyttelse af indberettere. 

Til gengæld udvider markedsmisbrugsforordningen kredsen af beskyttede for så vidt angår anmeldelser til Finanstilsynets whistleblowerkanal. Fra den 3. juli 2016 er alle ansatte, som indberetter en overtrædelse af markedsmisbrugsforordningen til Finanstilsynet eller bliver anmeldt til Finanstilsynet for en sådan overtrædelse, beskyttet mod repressalier, diskrimination eller andre former for uretfærdig behandling på grund af eller i forbindelse med indberetningen.

Behandling af personoplysninger og tilladelse fra Datatilsynet

De indberetninger, som virksomhederne modtager gennem en whistleblower-ordning, vil som regel omfatte personoplysninger, og derfor skal virksomhederne være opmærksomme på persondatalovens regler om behandling af personoplysninger og Datatilsynets retningslinjer for whistleblower-ordninger, som bl.a. indeholder specifikke sikkerhedskrav og krav om udarbejdelse af en whistleblower-politik.

Anmeldelser modtaget via whistleblowerordninger kan indeholde oplysninger om mulige strafbare forhold begået af fysiske personer, hvilket efter persondataloven anses for følsomme oplysninger. Behandling af sådanne oplysninger er begrænset af persondatalovens § 8, og virksomheder skal anmelde deres behandling af sådanne oplysninger til Datatilsynet. Det betyder, at en whistleblower-ordning altid skal anmeldes til og godkendes af Datatilsynet, før ordningen tages i brug. 

Datatilsynet har udarbejdet standardblanketter til brug for anmeldelse af en almindelig, frivillig ordning og den lovpligtige ordning for finansielle virksomheder. Disse blanketter skal anvendes, i det omfang dette giver mening i forhold til den påtænkte ordning. Hvis blanketterne ikke er dækkende, skal virksomheden anvende en såkaldt "ad hoc"-ansøgning, hvor formålet med ordningen mv. udførligt beskrives. 

Forudsætningen for at opnå en tilladelse til etablering af en whistleblowerordning er, at virksomheden har en tilladelse til personaleadministration. Hvis en sådan tilladelse ikke allerede er indhentet, kan begge tilladelser indhentes samtidigt.

Etablering af whistleblowerordninger i praksis

Vi forestår etablering, administration og drift af whistleblowerordninger, ligesom vi bistår med udarbejdelse af de nødvendige whistleblowerpolitikker, databehandleraftaler og efterforskning af anmeldelser. 

Vores tekniske løsning, som bl.a. består i et link til en anmeldelsesside, er nem at implementere og kan f.eks. fremgå af virksomhedens intranet. Løsningen kan tilpasses både den lovpligtige og den frivillige ordning. Anmeldelser tilgår en særlig mailboks, som oprettes særskilt for hver ordning, og som kun to advokater med speciale i persondataret og kendskab til whistleblowerreglerne har adgang til. Virksomheden kan vælge en række ydelser til og fra, f.eks. screening af indkomne anmeldelser, testkørsel, årlig rapportering og yderligere bistand med undersøgelser. 

Etablering og drift af whistleblowerordninger er ofte baseret på fastprisaftaler. Det er muligt at holde administrationsomkostningerne på et meget lavt niveau. Vores fastpris på administration af ordningerne starter allerede fra 4.000 kr. (excl. moms) om året. Den konkrete pris beregnes bl.a. på baggrund af medarbejderantal og anvendelsesområdet af ordningen.

Hvad bør virksomheder med whistleblowerordninger gøre i anledning af markedsmisbrugsforordningen?

Hvis en eksisterende lovpligtig ordning indeholder referencer til værdipapirhandelsloven, bør disse udskiftes med de relevante referencer til markedsmisbrugsforordningen. 

Med hensyn til frivillige ordninger kan det overvejes, om der skal indgives ansøgning til Datatilsynet om at få indberetninger af overtrædelser af markedsmisbrugsforordningen omfattet af den frivillige ordning. Af gode grunde er der endnu ingen praksis fra Datatilsynet om dette, og det er derfor uvist, hvordan sådanne ansøgninger vil blive behandlet.