Whistleblowerloven er nu vedtaget – er din organisation klar?

Whistleblowerloven blev endeligt vedtaget den 24. juni 2021 efter en række udsættelser af behandlingen i Folketinget. Det var forårsaget af en omdiskuteret bestemmelse i det oprindelige lovforslag, som forhindrede, at større private koncernforbundne virksomheder med 250 eller flere ansatte havde mulighed for at etablere en fælles whistleblowerordning med andre koncernselskaber, men således måtte oprette deres egen whistleblowerordning. Efter henvendelser fra blandt andet en række store danske virksomheder og interesseorganisationer besluttede Justitsministeriet at fremsætte et ændringsforslag om indførsel af en mulighed for at etablere koncernfælles whistleblowerordninger, hvilket banede vejen for et politisk flertal. Der består imidlertid en tvivl om, hvorvidt den særlige bestemmelse om koncernfælles whistleblowerordninger er i overensstemmelse med whistleblowerdirektivet. Denne problemstilling er beskrevet nærmere nedenfor.  

Hvem skal etablere en intern whistleblowerordning? 

Whistleblowerloven forpligter såvel offentlige som private arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte til at etablere en intern whistleblowerordning, hvortil arbejdstagerne kan indberette overtrædelser omfattet af lovens anvendelsesområde. Den specifikke grænse på 50 ansatte finder ikke anvendelse på arbejdsgivere, som er omfattet af regler i særlovgivningen, der implementerer sektorspecifikke EU-direktiver. 

Kan koncerner etablere en fælles whistleblowerordning? 

Det følger af § 14 i whistleblowerloven, at en arbejdsgiver alene kan være del af en fælles whistleblowerordning, hvis den har under 250 ansatte. I bemærkningerne til tidligere lovforslag fulgte det, at denne bestemmelse også gælder for koncernselskaber, og at det således ikke var muligt for større koncernselskaber at deltage i en koncernfælles ordning. Det er nu ændret i den endelige lov. Uanset størrelsen kan koncernforbundne selskaber således foreløbigt opfylde forpligtelsen til at etablere interne whistleblowerordninger gennem en koncernfælles ordning. Således kan et moder- eller koncernselskab modtage indberetninger, forestå kontakten med whistlebloweren og forestå opfølgning på indberetningen, herunder gennemføre nødvendige undersøgelser m.v.

Som følge af uklarheden om, hvorvidt førnævnte mulighed er i strid med det bagvedliggende EU-direktiv, er der indført en bestemmelse i whistleblowerloven, der giver justitsministeren hjemmel til ved bekendtgørelse at fastsætte regler om, at det alligevel ikke er muligt at oprette koncernfælles ordninger. Det fremgår af bemærkningerne til bestemmelsen i lovens § 9, stk. 3, at bemyndigelsesbestemmelsen skal anvendes, hvis det ikke må anses for tilstrækkeligt klart, at whistleblowerdirektivet giver mulighed for, at koncerner kan opfylde forpligtelsen til at etablere interne whistleblowerordninger med en koncernfælles whistleblowerordning.

I vurderingen vil Justitsministeriet blandt andet lægge vægt på, hvordan EU-Kommissionen og andre EU-lande fortolker direktivet, herunder om der er forskellige fortolkninger af direktivet i forskellige lande. Justitsministeriet har meddelt i bemærkningerne, at ministeriet under tæt inddragelse af de danske interesseorganisationer samt større danske virksomheder vil gå i dialog med EU-Kommissionen med henblik på at appellere til – om nødvendigt gennem en direktivændring – at sikre, at forpligtelsen til at etablere interne whistleblowerordninger for koncerner kan opfyldes med en koncernfælles whistleblowerordning, uanset størrelsen på det enkelte koncernselskab. Dette sker i forlængelse af, at en række erhvervsorganisationer fra en række EU-lande, herunder Danmark, har sendt et fælles brev til EU-Kommissionen om problemstillingen. Hvis det på tidspunktet for fristen for implementeringen af whistleblowerdirektivet den 17. december 2021 vurderes, at der reelt er fortolkningstvivl, vil justitsministeren ikke benytte bemyndigelsesbestemmelsen og dermed lade fortolkningstvivlen komme koncernselskaberne til gode. 

I lyset af det beskrevne usikkerhedsmoment er det nødvendigt for større koncernselskaber, der er del af en koncernfælles whistleblowerordning, at følge op på, om justitsministeren vil benytte bemyndigelsesbestemmelsen til at fjerne muligheden for at oprette koncernfælles whistleblowerordninger.

Hvem skal administrere whistleblowerordningen?

Der skal internt udpeges en upartisk person eller afdeling – en såkaldt whistleblowerenhed – der administrerer whistleblowerordningen, herunder modtager indberetninger og har kontakt med whistlebloweren. Det er muligt at outsource whistleblowerordningen helt eller delvist til en ekstern leverandør. Det er ikke usædvanligt, at organisationen vælger en ekstern løsning, hvor eksterne indberetningsplatformsudbydere og eksempelvis advokater bistår med modtagelse og eventuelt screening af anmeldelser på vegne af organisationen. 

Hvem skal kunne indberette? 

Arbejdsgivere er alene forpligtet til at stille en intern whistleblowerordning til rådighed for deres arbejdstagere. En arbejdsgiver kan dog frivilligt vælge at stille ordningen til rådighed for andre fysiske personer med en arbejdsrelateret tilknytning til arbejdsgiveren, og som er omfattet af whistleblowerlovens definition på en whistleblower, herunder eksempelvis selvstændigt erhvervsdrivende, aktionærer, ledelsesmedlemmer, frivillige, lønnede eller ulønnede praktikanter, personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører samt tidligere medarbejdere eller nyrekrutterede personer, hvis arbejdsmæssige forhold endnu ikke er påbegyndt. 

Hvilke forhold kan indberettes? 

Whistleblowerloven udvider whistleblowerdirektivets anvendelsesområde, idet lovens beskyttelse ikke kun omfatter indberetninger om overtrædelser af visse områder af EU-retten, men også indberetninger, som i øvrigt vedrører alvorlige lovovertrædelser af dansk ret og EU-retten samt øvrige alvorlige forhold. 

Loven vil således finde anvendelse på oplysninger om strafbare forhold, herunder overtrædelser af eventuelle tavshedspligter, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse. Også grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen er omfattet. Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold vil som udgangspunkt falde uden for lovens anvendelsesområde, medmindre en sådan indberetning vedrører en alvorlig lovovertrædelse eller et i øvrigt alvorligt forhold, eksempelvis seksuel chikane og andre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen.

Oplysninger om øvrige forhold, herunder oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, såsom sygefravær, indtagelse af alkohol, påklædning, privat brug af kontorartikler m.v. og oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, vil som udgangspunkt ikke være omfattet af whistleblowerlovens anvendelsesområde. Sådanne oplysninger vil for eksempel kunne indgives til nærmeste leder, personale-/HR-afdeling eller tillidsrepræsentant.

Hvad er fristen for etablering af en whistleblowerordning? 

Fristen for etablering af en whistleblowerordning afhænger af antallet af ansatte, og om arbejdsgiveren er offentlig eller privat. Offentlige arbejdsgivere og private arbejdsgivere med flere end 249 medarbejdere skal etablere en whistleblowerordning, inden loven træder i kraft den 17. december 2021. Arbejdsgivere i den private sektor med mellem 50-249 medarbejdere skal etablere en whistleblowerordning inden den 17. december 2023. 

Forsømmer en arbejdsgiver forpligtelsen til at etablere en whistleblowerordning, kan arbejdsgiveren straffes med bøde.

Beskyttelse mod repressalier 

Whistleblowerloven indfører et fuldstændigt forbud mod repressalier. Whistleblowere og de andre fysiske og juridiske personer, som opfylder lovens beskyttelsesbetingelser, for eksempel tredjeparter, der har forbindelse til whistlebloweren, må ikke udsættes for repressalier eller trusler om eller forsøg på repressalier som følge af, at vedkommende har foretaget en indberetning. I tilknytning hertil gælder der en særlig bevisbyrderegel, der indebærer, at det er arbejdsgiveren, der i en rets- eller myndighedssag har bevisbyrden.

Repressalier skal forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på indberetning eller offentliggørelse, herunder eksempelvis suspension, afskedigelse, degradering eller undladt forfremmelse, overførsel af opgaver, forflytning, lønnedgang, disciplinære foranstaltninger, tvang, intimidering, chikane, diskrimination m.v. 

Hvis en whistleblower eller de andre fysiske og juridiske personer, der også nyder særlig beskyttelse mod repressalier, er blevet udsat for repressalier som følge af en indberetning eller hindret eller forsøgt hindret i at foretage en indberetning, har krav på en godtgørelse for ikke-økonomisk skade. Den beskyttede part har ligeledes krav på godtgørelse, hvis vedkommende udsættes for repressalier som følge af anskaffelse af dokumentation eller forsøg på anskaffelse af dokumentation for oplysninger om overtrædelser.

Skriftlig dokumentation og nødvendige compliance-dokumenter 

En arbejdsgiver er forpligtet til at opbevare skriftlig dokumentation for etableringen af og procedurerne for den etablerede whistleblowerordning. Det følger endvidere af whistleblowerloven og bemærkningerne dertil, at en arbejdsgiver som minimum skal udarbejde en whistleblowerpolitik og en skriftlig procedure til håndtering af indberetninger. Disse dokumenter bør udarbejdes forud for etableringen af en whistleblowerordning. Hvis arbejdsgiveren har valgt at outsource administrationen af whistleblowerordningen til en ekstern leverandør, skal det sikres, at denne lever op til whistleblowerlovens krav. Det kan ske ved at indhente en skriftlig garanti fra den eksterne leverandør. En sådan garanti fra den eksterne leverandør kan f.eks. indføjes i en databehandleraftale mellem parterne.

Kromann Reumerts rådgivning

Hos Kromann Reumert har vi mange års erfaring med rådgivning om etableringen af whistleblowerordninger og generel persondataretlig rådgivning i forbindelse dermed. Vi administrerer også whistleblowerordninger på vegne af en lang række klienter. I den forbindelse samarbejder vi med danske EQS Group A/S (Got Ethics), der er en af de førende virksomheder i verden indenfor levering af whistleblowerløsninger. Som databehandler bruger vi med andre ord EQS Group A/S som underdatabehandler.

Vi bistår både nationale og internationale virksomheder såvel store som små og i forskellige brancher med etableringen og administrationen af whistleblowerordninger. Dette arbejde omfatter tillige bistand med udarbejdelse af fornødne politikker og procedurer samt konkret rådgivning om, hvordan reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven bedst muligt iagttages i tilknytning til en whistleblowerordning. Hvis en indberetning nødvendiggør en intern undersøgelse kan vi naturligvis også bistå dermed.

Vil du høre mere om whistleblowerloven og kravene deri samt vores whistleblowerordninger, er du velkommen til at kontakte advokat Heela Lakanval.

Læs den vedtagede lov