Papir­tigeren er døende

Af advokat Stine Grauballe Sheta

Gennem længere tid har vi set, at ordregivere i højere grad digitaliserer udbudsprocesserne, både når materialet stilles til rådighed for ansøgere og tilbudsgivere og i forbindelse med indhentelse af ansøgninger og tilbud.  

Fra sommeren 2018 træder pligten til at anvende såkaldte "elektroniske kommunikationsmidler" i kraft. Det betyder, at al kommunikation i forbindelse med udbudsprocedurer og ved indgåelse af kontrakter efter udbudslovens afsnit II og III skal ske digitalt. Der er ikke krav om, at den samlede kommunikation skal være digital, når der indgås kontrakter under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse. Her skal ordregiveren, som hidtil, kun annoncere på udbud.dk.

For udbud offentliggjort ved udbudsbekendtgørelse inden den 1. juli 2018 gælder de gældende regler fortsat. Ordregivere kan naturligvis, som det allerede er tilfældet, vælge at lave rene digitale udbud. 

Krav til elektronisk kommunikation

I forbindelse med at udbudsverdenen går digitalt, vil der blive stillet en række materielle og særlige tekniske krav til den "elektroniske kommunikation", som ordregivere kommer til at bruge:

• Måden at kommunikere på skal være gratis og almindeligt tilgængelig på ikke-diskriminerende vis. 
• Måden at kommunikere på skal overholde en række tekniske krav til dataintegriteten. Fortroligheden af indholdet i ansøgninger og tilbud skal sikres gennem kryptering. Derudover skal ansøgninger og tilbud tidsstemples. 
• Som udgangspunkt stilles der også krav til, at en eventuel platform eller database skal være kompatibel med almindelige anvendte måder at kommunikere på. Systemet skal eksempelvis kunne behandle almindeligt brugte filformater som eksempelvis pdf. 
• Kræver udbuddets særlige art, at der skal benyttes mere specielle filformater, er udgangspunktet, at brugen heraf skal stilles til rådighed for ansøgere og tilbudsgivere. Hvis det ikke kan lade sig gøre, er der dog mulighed for at anvende anden kommunikation – herunder traditionel post – men kun til den del af udbuddet, hvor det er nødvendigt. 

Kravene i praksis

I praksis medfører kravene, at der ikke kan anvendes f.eks. e-mails til udbudsprocedurens korrespondance og tilbudsafgivelser. Ordregivere vil i stedet skulle benytte en digital platform eller udbudsportal, der understøtter kravene til både adgang, sikkerhed og tekniske funktioner. Til forskel fra visse udbud i dag vil det betyde, at al korrespondance og udveksling af dokumenter bliver samlet ét sted. 

Læs bekendtgørelsens regler for den elektroniske kommunikation.

Bemærk desuden, at pligten til at anvende det såkaldte eESPD trådte i kraft den 1. januar 2018.