Mangelfuld begrundelse fører ikke til annullation

Mangelfuld begrundelse

En tilbudsgiver, der ikke bliver tildelt kontrakten, har en naturlig interesse i at vide, hvad der gjorde udfaldet i ordregivers vurdering. En ordregiver er derfor forpligtet til at begrunde sin afgørelse med en angivelse af hvilke karakteristika og fordele, det vindende tilbud havde i forhold til de øvrige tilbud. Dette følger direkte af udbudslovens § 171, stk. 4, nr. 2. Hvor konkret en sådan begrundelse skal være beror blandt andet på kompleksiteten i udbuddet. 

I den konkrete sag havde Allerød Kommune som ordregiver informeret Joca Trading A/S (herefter Joca) om, at det vindende tilbud havde udmærket sig på pris, den fremsendte dokumentation og de tilbudte serviceaftaler, mens Jocas tilbud havde udmærket sig på miljø. Begrundelsen var ledsaget af en evalueringsrapport med en angivelse af pointtildelingen for de forskellige tilbud.

Klagenævnet fandt, at ordregiver ikke havde givet tilstrækkelige oplysninger om det vindende tilbuds karakteristika og fordele. Da pointangivelsen ifølge klagenævnet heller ikke var tilstrækkelig selvforklarende, opfyldte begrundelsen ikke kravene i udbudslovens § 171, stk. 4, nr. 2. Det følger imidlertid af fast praksis, at en utilstrækkelig begrundelse ikke i sig selv kan føre til annullation af tildelingsbeslutningen. Det bekræftede klagenævnet også i denne sag.

Sprogkrav 

En ordregiver er forpligtet til at efterleve de regler, som er fastlagt i udbudsmaterialet. Der er som udgangspunkt tale om en streng forpligtelse. Joca havde nedlagt påstand om, at ordregiver burde have afvist det vindende tilbud som ukonditionsmæssigt, fordi den vindende tilbudsgiver havde vedlagt to bilag på fransk i sit tilbudsmateriale. Det fremgik af udbudsmaterialet, at al kommunikation under udbuddet og i tilbudsfasen skulle foregå på dansk, men at bilagsmateriale af generel karakter kunne være på engelsk, svensk eller norsk. Klagenævnet fandt, at de to bilag på fransk, hvor det ene var ledsaget af en engelsk oversættelse og det andet ud fra en konkret vurdering ikke havde betydning for de krav, der var stillet i udbudsmaterialet, ikke medførte, at ordregiver var forpligtet til at afvise tilbudsgivers tilbud som ukonditionsmæssigt. 

Vi læser kendelsen sådan, at nævnet ved en konkret væsentlighedsvurdering forholdte sig til bilagenes indhold og ikke mindst betydningen for konkurrencen. På den baggrund må vi konstatere, at det er uproblematisk at se bort fra udbudsmaterialets spilleregel. I et stadigt udviklende tilbudsgivermarked, hvor udenlandske aktører indgår i tilbudsgiverkonstellationer, virker nævnets tilgang pragmatisk og rigtig.

"Ukonditionsmæssig vareprøve"

Ordregiver havde i udbudsbetingelserne fastsat, at tilbudsgiverne skulle fremsende en vareprøve på en affaldsbeholder ‒ blandt andet med skillerum. Joca nedlagde påstand om, at ordregiver havde tilsidesat sine forpligtelser, idet vareprøven fra den senere vindende tilbudsgiver ikke levede op til kravspecifikationerne for de endelige affaldsbeholdere. Klagenævnet afviste denne påstand efter en konkret vurdering af udbudsbetingelserne, hvor det fremgik, at der ved evalueringen af vareprøven blandt andet ville blive lagt vægt på, hvor æstetisk og harmonisk beholderen fremstod. Det var med andre ord ikke et krav, at vareprøven skulle leve op til alle kravsspecifikationer for de endelige affaldsbeholdere.

Dette viser, at en vareprøve ikke nødvendigvis behøver at være konditionsmæssig i forhold til det endelige, tilbudte produkt. Der skal derfor foretages en selvstændig vurdering af formålet med en vareprøve.