Korrekt afvisning af omfattende anmodning om aktindsigt?

Klagenævnet for Udbuds afgørelse af 8. februar 2022: Assemble A/S mod Thisted Kommune

Kort om sagen

Assemble A/S anmodede i efteråret 2021 Thisted Kommune om aktindsigt i alt materiale vedrørende udbud og tildeling af pladsanvisningssystem i Thisted Kommune i perioden fra 2014 til 2021. Thisted Kommune besvarede Assembles anmodning med, at behandlingen af anmodningen ville medføre et uforholdsmæssigt stort tidsforbrug, og at anmodningen derfor kunne afslås i henhold til offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 1 (ressourcereglen). 

Kommunen ønskede dog ikke blankt at afvise anmodningen og gav derfor en kort redegørelse for tildelingsprocessen, som var sket ved anvendelse af den aktuelt omdiskuterede rammeaftale SKI 02.19. Kommunen opfordrede samtidig Assemble til at konkretisere anmodningen, så den kunne behandles indenfor de 25 timer, der er den vejledende grænse for ressourcereglens anvendelse. Som svar til dette begrænsede Assemble anmodningen til at vedrøre perioden fra den 1. januar 2018 til den 24. september 2021, men fastholdt dog anmodningens omfang for denne periode. Thisted Kommune afviste herefter anmodningen om aktindsigt under henvisning til ressourcereglen, og Assemble klagede over denne afgørelse.  

Thisted Kommune fastholdt sin afgørelse over for Klagenævnet og uddybede i den forbindelse på Klagenævnets opfordring baggrunden for kommunens afslag, herunder hovedsageligt hvorfor ressourceforbruget ville overstige det forholdsmæssige. Kommunen oplyste blandt andet om en lang række potentielle dokumenter, som kunne være omfattet af anmodningen, herunder mails fra flere medarbejdere, og at kommunen indtil videre havde identificeret 14 sager med 278 dokumenter.

Klagenævnet for Udbuds kendelse

Klagenævnet for Udbud udtalte, at Assemble som fravalgt leverandør havde en særlig interesse i at få aktindsigt i sagen. Af den grund kunne Thisted Kommune ikke afvise anmodning uden først at indgå i en dialog med Assemble om konkretisering af anmodningen. 

Det havde kommunen gjort, men Klagenævnet fandt konkret, at Thisted Kommune ikke havde indgået i en tilstrækkelig dialog med Assemble, og at kommunen i øvrigt ikke havde godtgjort, at anmodningen havde et sådant omfang, at kommunen kunne afvise anmodningen med henvisning til ressourcereglen. Sagen blev derfor hjemvist til Thisted Kommune. 

Vores bemærkninger

Klagenævnet præciserer med afgørelsen, at der gælder et skærpet krav om dialog inden afvisning af en anmodning om aktindsigt, når den som anmoder er en fravalgt leverandør i et udbud. Det bunder i den fravalgte leverandørs særlige interesse i at kunne kontrollere, om kontrakttildelingen er i overensstemmelse med udbudsreglerne. Kommunens ene opfordring til konkretisering var ikke tilstrækkeligt til at opfylde denne pligt. Myndigheden bør i sådan en situation formentlig vejlede den som anmoder om, hvordan anmodningen kan konkretiseres tilstrækkeligt til, at myndigheden kan imødekomme anmodningen.

Under sagen formåede kommunen ikke at bevise, at omfanget af anmodningen om aktindsigt var stort nok til, at ressourcereglen kunne anvendes. Thisted Kommune lagde i deres begrundelse vægt på det store arbejde forbundet med at finde de relevante oplysninger. Dette overbeviste dog ikke Klagenævnet. Det kan måske skyldes, at en myndigheds eventuelt mangelfulde journalisering − og formentlig heller ikke en mangelfuld arkivering eller systematik i sagen/sagerne − ikke kan begrunde anvendelse af ressourcereglen eller i hvert fald ikke skal tælles med, når det samlede ressourceforbrug gøres op. 

Thisted Kommune kunne dog måske i højere grad have synliggjort omfanget ved at beskrive indholdet af de allerede identificerede (278) dokumenter, herunder blandt andet deres sidetalsmæssige omfang, deres eventuelle fortrolige indhold og behov for høring samt den forventede "gennemgangstid" ud fra for eksempel en stikprøvevis gennemgang. Måske var der også en stor del af de oplistede dokumenter, som allerede var kendt for Assemble i form af eksempelvis udbudsmaterialet eller eget tilbud. Mon ikke at sådanne overvejelser indgår i kommunens fornyede behandling af aktindsigtssagen efter Klagenævnets hjemvisning.

Læs Klagenævnet for Udbuds afgørelse