Hvilke oplysninger skal en "light" udbudsbekendtgørelse indeholde?

Light-regimet opstiller nogle lempeligere regler for udbudsprocessen, og i denne kendelse tog Klagenævnet stilling til, hvilke oplysninger der skal gives til ansøgerne i en prækvalifikation – resultatet gennemgår vi i denne nyhed.

Journal - læge - underskrift 1920x1080.jpg

Klagenævnet for Udbuds kendelse af den 9. januar 2024, Helsebemanning AS mod Region Sjælland

Kort om sagen

Region Sjælland udbød i oktober 2023 en rammeaftale om lægevikarydelser til regionens hospitaler. Rammeaftalen var opdelt i 16 delaftaler og blev udbudt som et begrænset udbud efter light-regimet i udbudslovens afsnit III.

Regionen gennemførte først en prækvalifikationsrunde, hvor udvælgelsen ville ske ud fra, om ansøgerne 1) opfyldte bestemte minimumskrav og 2) havde indleveret referencer, der i høj grad omhandlede opgaver svarende til de udbudte delaftaler. Efter udvælgelsen skulle der gennemføres en tilbudsrunde med mulighed for en forhandlingsrunde.

Prækvalifikationen af de mest egnede ansøgere skete på baggrund af de referencer, som ansøgerne havde indsendt. Ved udvælgelsen af ansøgerne blev der foruden antallet af referencer også lagt vægt på, om hvor sammenlignelige de specifikke referencer var med de udbudte opgaver. I forbindelse med prækvalifikationen blev der stillet et spørgsmål om, hvordan ansøgerne skulle identificere de mest "sammenlignelige" referencer, når indholdet af ydelserne ikke var nærmere beskrevet i udbudsbekendtgørelsen, og ansøgningen skulle favne alle 16 delaftaler. Regionen angav i deres svar, at man ikke så det som et problem, og at det var ansøgernes ansvar at vurdere, hvilke referencer, der var mest relevante og sammenlignelige.

Derudover havde Region Sjælland ikke forud for prækvalifikationen offentliggjort tildelingskriterierne for de efterfølgende tilbud. Det lå dog fast, at prisen ikke var det eneste tildelingskriterium, og at alle kriterier (udelukkende) ville blive anført i udbudsdokumenterne, som først ville blive gjort tilgængelig for de udvalgte ansøgere.

En ansøger, Helsebemanning AS, som ikke blev prækvalificeret, indgav klage til Klagenævnet for Udbud med fokus på, at oplysningerne i udbudsbekendtgørelse var (for) utilstrækkelige til at sikre principperne om ligebehandling og gennemsigtighed.

Klagenævnet for Udbuds kendelse

I kendelsen fastslog Klagenævnet indledningsvist, at kravene til udbud efter light-regimet adskiller sig fra kravene efter udbudslovens afsnit II – i hvert fald i forhold til udformningen af udbudsprocessen. Der stilles således ikke krav om, at alle elementer af evalueringsmodellen skal fastlægges og beskrives i selve udbudsbekendtgørelsen, som det er tilfældet efter udbudslovens § 160. I stedet er der blot krav om en kort beskrivelse af hovedelementerne i den tildelingsprocedure, der vil blive anvendt.

Klagenævnet fandt, at referencen til opgavernes indhold i udbudsbekendtgørelsen var tilstrækkelig til, at ansøgerne kunne vurdere, hvilke referencer der ville være mest relevante for deres ansøgning samt hvordan disse skulle beskrives. Dermed udgjorde dette ikke en overtrædelse med udbudsreglerne.

Klagenævnet fandt derudover, at den senere specificering af tildelingskriterierne – altså først efter prækvalifikationsrunden – var i overensstemmelse med reglerne efter light-regimet, så længe ordregiveren ikke fastsatte usædvanlige tildelingskriterier eller tildelingskriterier, som kunne have haft væsentlig betydning for ansøgernes overvejelser om, hvorvidt de overhovedet skulle udarbejde og indlevere en ansøgning. Da der i den konkrete sag ikke forelå sådanne tildelingskriterier, blev fremgangsmåden anset for at være uproblematisk.

...

Vores bemærkninger

Light-regimet indebærer visse lempeligere krav til udbuddets form, hvilket giver ordregiveren mulighed for selv at fastsætte rammer for udbudsproceduren. I light-regimet har ordregivere dermed større frihed til at træffe beslutninger om udbuddets fremgangsmåde sammenlignet med "almindelige" udbud efter udbudslovens afsnit II.

Kendelsen opretholder den linje, der blev lagt i Klagenævnet for Udbuds kendelse af den 23. februar 2022, Capio A/S mod Region Midtjylland. Her blev det fastslået, at udbudslovens § 160 om ordregivers pligt til at give forhåndsoplysninger om evalueringsmodellen ikke gælder for udbud under light-regimet.

På samme måde er der med denne seneste kendelse givet grønt lys til, at ordregiver ikke nødvendigvis gør det fulde udbudsmateriale tilgængeligt for alle potentielle tilbudsgivere – forudsat at de dele af udbudsmaterialet, som holdes tilbage, kan anses for at være "sædvanlige" og dermed ikke kunne have påvirket potentielle ansøgeres beslutning om at deltage i udbuddet. Dermed kan der også være et lidt mere sikkert grundlag for at foretage ændringer af (dele af) udbudsmaterialet under udbudsprocessen i et light-udbud, f.eks. som følge af forhandlingsrunder med tilbudsgiverne.

Læs Klagenævnet for Udbuds kendelse af den 9. januar 2024