Grønne klausuler: Vær sikker på at få en grøn ydelse

Når du som ordregiver har inddraget grønne hensyn i udvælgelses- eller tildelingsfasen, er det vigtigt, at kontrakten også understøtter disse hensyn, så du i sidste ende faktisk kan være sikker på at få en "grøn ydelse". I denne nyhed giver vi dig konkrete eksempler på, hvordan du kan håndtere dette i praksis. 

Krav til kontraktklausulerne

Når du som ordregiver skal fastlægge, hvilke krav der skal med som en del af kontraktgrundlaget, er der en række udbudsretlige reguleringer og spørgsmål, som du skal være særligt opmærksom på:

• Kravene skal relatere sig til den opgave, som leverandøren skal levere under kontrakten. 

Der kan altså ikke stilles generelle krav til leverandøren, der ikke specifikt vedrører opfyldelsen af kontrakten. Det udelukker dog ikke, at ordregiver kan inddrage både økonomiske, innovationsrelaterede, miljømæssige, sociale eller beskæftigelsesrelaterede hensyn, når blot de relaterer sig til kontrakten. 

• De grundlæggende principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet skal overholdes.

Ordregiver skal derfor sikre, at kontraktbestemmelserne ikke kunstigt indskrænker konkurrencen om kontrakten, eksempelvis fordi meget få aktører kan opfylde dem på udbudstidspunktet, og det er omkostningstungt for de øvrige aktører at tilpasse sig for at sikre opfyldelse. 

• Hårde kontraktbestemmelser kan medføre en højere pris i sidste ende. 

Derfor bør ordregiver - fra et rent kommercielt perspektiv og eventuelt som udslag af det forvaltningsretlige princip om forsvarlig økonomisk forvaltning - overveje, hvilke og hvor strenge kontraktbestemmelser, der er hensigtsmæssige. 

Med ovenstående i baghovedet er der dog vide rammer for at fastlægge kontraktbestemmelser, der fremmer forskellige former for miljømæssige og sociale hensyn i forbindelse med udbud. Men hvordan kan de se ud i praksis?

Eksempler på kontraktkrav

Her får du eksempler på, hvordan kontraktbestemmelser og krav til den udbudte ydelse kan være med til at fremme og sikre forskellige, udbudte grønne hensyn i forbindelse med et udbud:

Eksempel 1: Udbud af rengøringsservice

Hvis du som ordregiver i et udbud af rengøring har stillet krav til uddannelsesforhold, eksempelvis i forhold til dosering eller håndtering af spildevand, kan det i nogle situationer være relevant at løfte forholdet fra den rene kravspecifikation til selve kontrakten. Et eksempel kan være: 

Alle medarbejdere, der udfører rengøring i henhold til kontrakten, skal have modtaget undervisning i korrekt dosering og brug af rengøringsmidler, korrekt fortynding af ufortyndede rengøringsmidler og korrekt bortskaffelse af spildevand. Den beskrevne uddannelse skal ajourføres mindst én gang om året. På ordregivers opfordring skal leverandøren informere om tid og sted for gennemførte undervisningsforløb samt indholdet af den gennemførte undervisning.

Leverandøren skal anvende genanvendelige rengøringsartikler til kontraktens udførelse. Dog må der anvendes engangshandsker i fornødent omfang. 

Alle nye støvsugere købt af kontrahenten til udførelse af opgaver i forbindelse med kontrakten skal opfylde klasse A+ eller højere vedrørende energieffektivitet. 

Eksempel 2: Indkøb af computere

Hvis ordregiver i et udbud vedrørende indkøb af computere har stillet krav om, at der skal være reservedele tilgængelige i en nærmere fastsat periode, og leverandøren også skal håndtere udtjente produkter kunne ordregiver vælge at udforme et kontraktkrav herom på følgende måde: 

Leverandøren garanterer tilgængeligheden af reservedele (kritiske komponenter) i 5 år fra købsdatoen. 

Leverandøren skal sikre, at sammenføjnings- eller forseglingsteknikker for de leverede produkter ikke forhindrer reparation og udskiftning af kritiske komponenter. 

Leverandøren skal sikre, at udtjente produkter genanvendes, herunder forestå:

• indsamling
• fortrolig behandling og sikker sletning af oplysninger
• funktionstest, servicering, reparation og opgradering med henblik på at forberede produkter til genbrug
• fornyet markedsføring af produkter til genbrug
• demontering med henblik på genbrug, genanvendelse og/eller bortskaffelse af komponenter.

Eksempel 3: Udbud af transportydelser

Transportområdet er et af de områder, som får opmærksomhed, når det drejer sig om miljø og påvirkning heraf. Det kommer da også til udtryk ved, at EU allerede i 2009 opstillede krav til at fremme renere og mere energieffektive køretøjer til vejtransport. Kravene er siden blevet opdateret og er i dag implementeret ved bekendtgørelse om minimumsmål for offentlige indkøb af renere køretøjer til vejtransport.

Hvis der i et udbud af transportydelser er fastsat krav om, at leverandøren skal benytte sig af en given procentdel eldrevne køretøjer fra kontraktstart og eventuel løbende udskifte til køretøj, der udleder mindre CO2 pr. kørt kilometer, kunne reguleringen formuleres sådan: 

Mindst [x] % af de køretøjer, der anvendes til kontraktens opfyldelse, skal være eldrevne. Hvis et køretøj, der anvendes til kontraktens opfyldelse, udskiftes under kontraktens løbetid, skal udskiftningen bidrage til formindskelse af den samlede CO2-udledning under kontraktens udførelse. Udskiftning kan da kun ske til et køretøj, der udleder mindre CO2 pr. kørt kilometer. 

Kontrol og dokumentation

Når du som ordregiver har stillet krav til forskellige forhold, der skal fremme et mere grønt og bæredygtigt indkøb, er det nødvendigt, at ordregiver sikrer sig mulighed for at kontrollere forholdene i praksis. 

Kontrol kan eksempelvis ske ved:

• pligt for leverandøren til at fremsende dokumentation - enten løbende eller efter ordregivers anmodning 

Er der stillet et krav om, som i eksempel 1, at personale skal have modtaget undervisning i korrekt dosering af rengøringsmidler, korrekt fortynding af ufortyndede rengøringsmidler og korrekt bortskaffelse af spildevand kan ordregiver kræve fremsendelse af beskrivelse af tid og sted for undervisningen og dokumentation for indholdet af undervisningen. 

• løbende stikprøvekontroller

Hvis ordregiver som i eksempel 3 har stillet krav om brug af elbiler i forbindelse med transport, kan ordregiver foretage stikprøvekontroller ved fysisk fremmøde.

Erfaringen viser, at det giver god værdi at drøfte 'de grønne forhold' på for eksempel årlige samarbejdsmøder, hvor begge parter - udover 'kontrolelementet' - får lejlighed til at fortælle om, hvad 'der rører sig' på markedet. Det genererer vigtig viden hos begge parter som led i en uformel markedsdialog, men også i forhold til styring af kontrakten og samarbejdet, hvor der i visse sektorer er muligheder for at 'opgradere ydelserne' løbende − i den kontekst (også) til noget mere grønt.

Pisk og/eller gulerod?

Foruden kontrol- og dokumentationskrav kan du som ordregiver også give incitament til at overholde de grønne krave ved at indbygge en eller flere kontraktuelle mekanismer, der enten belønner overholdelsen af kravene eller sanktionerer misligholdelse af kravene. 

Et eksempel på en belønning for at overholde et grønt vilkår - eller levere et endnu grønnere vilkår - kunne eksempelvis være, at kontraktparten opnår en betalingsbonus. Modsat kan et eksempel på en sanktion være, at kontraktparten ifalder et bodskrav for hver overtrædelse, der måtte blive konstateret. Som ordregiver kan du også overveje, hvorvidt du specifikt bør fremhæve, at manglende overholdelse af et grønt krav kan anses for at udgøre væsentlig misligholdelse af aftalen, der berettiger dig til at ophæve kontrakten, forudsat at en sådan bestemmelse i det konkrete tilfælde er proportionel. 

Uanset om du som ordregiver indarbejder bonus-, bods- eller ophævelsesbestemmelser, der knytter sig til de grønne kontraktkrav, bør du være opmærksom på, at reguleringen vil kunne påvirke den prissætning, som virksomhederne tilbyder under udbuddet af kontrakten.

Yderligere inspiration til mulige krav

For yderligere inspiration til mulige grønne krav:

• Indkøbsvejledning på plastområdet. Vejledningen er udarbejdet i samarbejde mellem Aarhus Kommunes indkøbsafdeling, AffaldVarme Aarhus og Plastindustrien. Den giver en række konkrete tips til, hvordan du som ordregiver kan foretage mere bæredygtige indkøb, der involverer plast.
• EU-Kommissionens fælles kriterier for grønne offentlige indkøb (”GPP-kriterier”), som kan indarbejdes i udbuddet. Der er inspiration til krav til forskellige typer af indkøb: rengøringsprodukter, computere, datacentre og servere, elektricitet, møbler osv. Her findes også flere eksempler på grønne kontraktbestemmelser.
• Forum for bæredygtige indkøb. Her findes værktøjer, forskellig inspiration og en oversigt over danske cases.
• Udbudscases fra EU-Kommissionen. De forskellige cases er organiseret efter forskellige indkøb, blandt andet  rengøringsprodukter, elektricitet osv. 
• Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen gengiver et eksempel fra Odense Kommune, hvor bæredygtighed var et tildelingskriterium 
• DI’s rapport: Grønne offentlige indkøb.

Vil du vide mere?

Læs også vores tidligere nyheder: 

2021 bliver et grønt indkøbsår om regeringens strategi for grønne offentlige indkøb.
Tænk grønt allerede ved udvælgelsen om inddragelsen af grønne hensyn i egnethedsvurderingen og udvælgelsen. 
En grøn tildeling om, hvordan tildelingskriterier og kravspecifikation kan gøres mere grønne.