Datatilsynet opdaterer vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold

Den 1. december 2020 har Datatilsynet offentliggjort en revideret udgave af vejledningen om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold fra november 2018. Vejledningen fokuserer på en lang række problemstillinger, der kan opstå, når man som arbejdsgiver behandler sine medarbejderes personoplysninger.

Man bør som arbejdsgiver læse vejledningen grundigt og forholde sig til, hvorvidt organisationens nuværende behandlingsaktiviteter stemmer overens med reglerne i databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven og Datatilsynets retningslinjer.

Nedenfor kan du blive klogere på udvalgte opdateringer i vejledningen. 

Tillidsrepræsentanters anvendelse af arbejdsgivers IT-udstyr

Det følger af Datatilsynets vejledning, at tillidsrepræsentanten eller den faglige organisation og arbejdsgiveren som altovervejende udgangspunkt hver især er selvstændig dataansvarlig.

Som konsekvens heraf vil tillidsrepræsentantens eller den faglige organisations brug af arbejdsgivers IT-udstyr indebære en særlig form for videregivelse af personoplysninger – også i de tilfælde, hvor arbejdsgiveren ikke har direkte og umiddelbar adgang til personoplysningerne. 

Datatilsynet anbefaler derfor, at parterne indgår en aftale, hvorefter arbejdsgiveren alene må tilgå personoplysninger, som behandles af tillidsrepræsentanten eller den faglige organisation, hvis særlige IT-sikkerhedsmæssige forhold fordrer dette. Aftalen bør tillige regulere, hvorledes arbejdsgiver skal assistere tillidsrepræsentanten eller den faglige organisation i forbindelse med rettighedsanmodninger eller sikkerhedsbrud. 

Videregivelse af oplysninger om årsag til afskedigelse

I overensstemmelse med den tidligere vejledning er det Datatilsynets opfattelse, at en arbejdsgiver som udgangspunkt lovligt kan orientere sine ansatte om, at en medarbejder er fratrådt. I den forbindelse vil det dog som udgangspunkt ikke være nødvendigt at oplyse om selve baggrunden for afskedigelsen.

Som noget nyt fastslår Datatilsynet, at der i konkrete tilfælde kan være tungtvejende hensyn, som medfører, at en arbejdsgiver undtagelsesvist kan videregive visse overordnede oplysninger om årsagen til en afskedigelse.

I den forbindelse kan det tillægges betydning, hvilken stilling den pågældende medarbejder har haft, f.eks. om der er tale om en ledelsesmæssig stilling. Efter omstændighederne vil det desuden være berettiget at videregive oplysninger om årsagen til afskedigelsen, hvor der er konkret mistanke om overtrædelse af en konkurrenceklausul eller uberettiget videregivelse og brug af forretningshemmeligheder. 

Oplysningspligt ved kontrolforanstaltninger

Databeskyttelsesforordningen indeholder ikke en konkret varslingsfrist, som arbejdsgivere skal iagttage ved iværksættelsen af kontrolforanstaltninger, hvorved der kan indsamles personoplysninger om de registrerede.

Arbejdsmarkedets parter kan dog have aftalt en konkret varslingsfrist ved kollektiv overenskomst. Eksempelvis følger det af DA (nu FH) og LO’s aftale om indførelse af kontrolforanstaltninger (’kontrolaftalen’), at medarbejdere skal orienteres om påtænkte kontrolforanstaltninger med seks uger varsel. 

Hidtil har det være fast antaget, at arbejdsgiveren kun har været forpligtet til at iagttage kontrolaftalens varslingsfrist på seks uger, hvis arbejdsgiveren var medlem af FH eller havde tilrådet kontrolaftalen. Det er dog Datatilsynets opfattelse, at medarbejdere som hovedregel skal underrettes om kontrolforanstaltninger senest seks uger før iværksættelse, uanset om arbejdsgiveren er forpligtet af kontrolaftalen eller ej.

Endvidere anbefaler Datatilsynet, at arbejdsgiveren udarbejder procedurer m.v. for efterlevelsen af reglerne om oplysningspligt og forudgående information i forbindelse med kontrolforanstaltninger over for medarbejderne. 

Vores rådgivning

Kromann Reumerts specialister rådgiver om alle juridiske aspekter af persondataretten og har mange års erfaring med at rådgive om persondataret i ansættelsesforhold. 

Databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold er et komplekst område, hvor blandt andet de overordnede databeskyttelsesretlige regler, ansættelsesretlige regler samt kollektive overenskomster og aftaler har betydning for behandling af personoplysninger om medarbejdere. Vi har mange års erfaring med at rådgive om, hvordan behandling af personoplysninger i ansættelsesretlige sammenhænge skal udføres i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler, og vi står til rådighed, hvid du ønsker rådgivning på området.