4 gode råd til at komme i gang med effektiv contract management

Undersøgelser peger på, at mange virksomheder - såvel danske som udenlandske - har et relativt lavt modenhedsniveau inden for contract management og dermed kun i begrænset omfang opnår de nævnte fordele. Det er dog ikke en helt enkel proces at iværksætte de nødvendige ændringer i virksomhedens organisation samt indføre de rigtige processer og systemer med henblik på at opnå et højere modenhedsniveau. 

I det følgende giver vi en række gode råd til, hvordan man kommer godt i gang med effektiv contract management.

1. AFKLAR DIN CONTRACT MANAGEMENT MODENHED

Det første punkt, man som virksomhed bør gøre, er at afklare organisationens modenhed. Dette kan gøres på forskellige måder, og der findes flere typer af modenhedsmodeller og analyser på markedet. Contract management Maturity Model (CMMM)  er et eksempel på en anerkendt model og vil blive brugt som eksempel nedenfor.

Modenhedsanalyser som CMMM er redskaber til at måle virksomhedens formåen inden for contract management processer. Fælles for modenhedsmodellerne er, at de på baggrund af en række målepunkter på virksomheden og dennes processer i relation til contract management placerer virksomheden på en fastlagt skala eller anden form for niveaustruktur. Når virksomheden har gennemført sin modenhedsmåling, får den således med sin placering på skalaen en beskrivelse af organisationens evner og kapacitet i relation til contract management. Afhængig af den enkelte models udformning vil resultaterne af modenhedsmålingen herefter også kunne bruges som guidelines til at implementere nye, eller forbedre eksisterende, contract management processer.

CMMM beskriver eksempelvis 5 niveauer af modenhed, en organisation kan have, der strækker sig fra et "ad hoc "-niveau, der er kendetegnet ved, at der ikke er implementeret organiserede processer i virksomheden, samt manglende ansvarsfordeling i relation til contract management processerne, til et "optimeret "-niveau, hvor contract management ikke alene er implementeret, men bruges aktivt af alle dele af virksomheden herunder ledelsen, og virksomheden arbejder systematisk og struktureret med videreudvikling og forbedring af de eksisterende contract management processer. 

Først når virksomheden er bevidst om, hvilket modenhedsniveau den ligger på, kan der arbejdes videre ud fra dette udgangspunkt med henblik på at tage modenheden til det næste niveau. På baggrund af beskrivelsen af virksomhedens aktuelle modenhedsniveau kan der lægges et øget fokus på de områder, hvor organisationen viser sig umoden. CMMM, og flere af de øvrige modenhedsmodeller, giver samtidig med resultatet af modenheden en vejledning, der kan bruges til at forbedre organisationens contract management, herunder hvilke tiltag man bør starte med. Derudover vil virksomheden også i beskrivelsen af de niveauer eller trin på skalaen, der ligger over deres aktuelle niveau, kunne identificere, hvad der er nødvendigt for at tage modenheden til det næste niveau.

En af fordelene ved brug af CMMM er, at denne model ikke blot måler modenheden for virksomheden som et hele, men kan gøre det på flere niveauer i virksomhedens organisation. CMMM giver ikke alene en indikation af modenheden i forskellige dele af virksomheden, men også på de forskellige processer, en kontrakt gennemgår - fra planlægning af indkøbet, udarbejdelse af kontrakt over udvælgelse af kontraktpart og forhandlinger til indgåelse af kontrakten, kontraktens opfyldelse og helt til kontraktens ophør. Herved kan man således identificere, hvor der helt konkret er størst uudnyttet potentiale at indfri ved at implementere nye eller forbedre de eksisterende contract management processer.

2. START I DET SMÅ - MAN SKAL KRAVLE, FØR MAN KAN GÅ

Forsøger man at ændre alle processer omkring contract management på en gang og indføre flere forskellige systemer til at understøtte adskillige nye processer, er man dømt til at fejle. 

I stedet anbefaler vi, at man starter i det små og høster de lavt hængende frugter. Det giver en succesoplevelse og et solidt fundament for at tage de næste skridt. 

Har man eksempelvis ikke styr på, hvor nogle af ens kontrakter ligger, hvordan kontrakterne indgås, og hvem der er ansvarlige for håndteringen af dem, bør man næppe som det første forsøge at implementere komplekse processer for indgåelse af kontrakter og performance-rapportering til komplet styring af disse elementer i samtlige kontrakter.

Start i stedet med at få indsamlet og systematiseret alle virksomhedens kontrakter. Alene den proces vil givetvis skabe et overblik, og man vil blive opmærksom på en række kontrakter, som enten vil skulle opsiges, genforhandles eller som på anden måde kræver opmærksomhed. 

Det er således ikke en forudsætning for succes, at man som virksomhed når fra niveau 1 til niveau 5 i CMMM-modellen på 12 måneder. Det kan være en udmærket ambition i første omgang at komme fra niveau 1 til 2 for så igen at evaluere på, hvilke trin der skal være næste målsætning. På samme måde kan man sætte andre begrænsede målsætninger.

Som nævnt ovenfor, kan CMMM give et indblik i modenheden på de enkelte niveauer i en organisation og i de forskellige stadier af kontraktens levetid - man får således ikke blot et "gennemsnitsmodenhedsresultat". Ved at anvende denne model kan man eksempelvis implementere relativt enkle processer som pilotprojekter, der hvor udfordringerne er størst. Herved kan man undgå at bruge ressourcer på implementering af helt nye processer på tværs af hele virksomheden, hvis problemet reelt kun findes et sted i virksomheden, eller typisk vedrører et bestemt forhold - eksempelvis registrering af betalingsfrister - og kan løses ved en ny proces, en simpel ændring af en eksisterende proces eller flytte opgaven til en anden del af virksomheden, hvor modenhedsniveauet er større. Dette kan også give en tryghed med implementering af nye processer og give erfaringer til brug for det videre arbejde med contract management.

3. OVERVEJ ET CONTRACT MANAGEMENT SYSTEM

Når man har dannet sig et grundlæggende billede af virksomhedens kontrakter, bør virksomheden overveje at få etableret et CM-system - et IT-system, der kan understøtte det videre arbejde med effektivisering og optimering af contract management processerne. 

Et CM-system behøver ikke at være et stort og kompleks system. Også her kan man med fordel starte i det små. Det er vigtigt, at virksomheden ikke i opstartsfasen "drukner" i et system, der kræver et - for virksomheden - for højt modenhedsniveau, men i stedet anskaffer sig et system, der kan klare nogle helt basale funktioner, eksempelvis registrere parterne, betalingsterminer, udløbsdatoer, genforhandlingstidspunkter eller lignende. 

Herefter kan virksomheden bygge mere og mere på, i takt med modenhedsniveauet øges, for til sidst at have et komplet CM-system, der tager hånd om og understøtter alle de relevante contract management processer. Da systemet løbende bør afspejle det modenhedsniveau, virksomheden ligger på, er skalerbarhed og fleksibilitet således afgørende for et godt CM-System.

4. LÆR OG BRUG DET I DET VIDERE ARBEJDE 

Som det fremgår ovenfor, så vil det tage både tid og ressourcer at implementere effektive Contract Management processer i de fleste virksomheder - jo mere umoden, des længere tid vil implementeringen tage. Der er således tale om en proces, der kan strække sig over en lang periode. Dette betyder også, at der kan høstes erfaringer løbende, der kan bruges i det videre forløb. 

Uanset at der vil være tale om forskellige contract management processer, så vil selve planlægningen af implementeringsforløbene, behov for ekstern rådgivning, analyser af medarbejdernes modtagelighed og behovet for ledelsesmæssig opbakning og synlighed for, at implementeringen bliver en succes, kunne gå igen i nye implementeringsforløb.

Vi anbefaler derfor, at der sker en forankring af den oparbejdede viden omkring implementeringen af contract management processer på en måde og på et niveau i organisationen, hvor risikoen for tabet af denne viden er begrænset mest muligt. Samtidig kan implementering af effektive processer omkring contract management ikke ses som et stand-alone projekt, som opløses, når et system eller en enkelt proces er implementeret. I stedet bør det anses for en vedvarende ændring i organisationen, således at man fastholder de oparbejdede erfaringer og viden.

Læs mere om contract management