"Bedre sent end aldrig" gælder ikke ved frister

Vareprøver til et nedgravet affaldssystem

Aarhus Kommune havde gennemført et udbud af affaldssystemer til nedgravning. Euro Groups tilbud blev afvist som ikke-konditionsmæssigt på grund af for sent indleverede vareprøver. Euro Group valgte efterfølgende at klage over afvisningen. 

Det var et krav i udbudsmaterialet, at der skulle indleveres vareprøver sammen med tilbuddet og inden for samme frist. Undervejs i udbudsprocessen blev fristerne udskudt med fristudløb kl. 12.00. Der var desuden angivet et generelt tidsrum for, hvornår vareprøverne kunne indleveres. Dette tidsrum strakte sig til kl. 14.00. 

I sin klage argumenterede Euro Group for, at fristen var uklar. Det gav klagenævnet dog ikke medhold i. Nævnet mente, at  tilbudsfristen fremgik tydeligt på samme måde som med indleveringsfristen for vareprøver. 

Leveret, men ikke monteret

To tilbudsgivere indleverede deres vareprøver på selve fristdagen. Euro Group havde faktisk leveret sine vareprøver, så alle vareprøver befandt sig på det rigtige sted, inden fristen udløb. Dog havde Euro Group ikke fået vareprøven færdigmonteret på dette tidspunkt og var derfor i færd med at justere vareprøverne hos ordregiveren efter fristens udløb. 

En ekstra dimension af klagen handlede om, at én af de andre tilbudsgivere, HUMUS-Genplast, ikke fik sit tilbud afvist som ikke-konditionsmæssigt, på trods af at virksomheden manglede at indlevere én ud af tre dele af sin vareprøve. HUMUS-Genplasts tilbud blev i stedet tildelt nul point for de dele, der manglede. 

Efter Euro Groups opfattelse var det en klar forskelsbehandling. Ordregiveren, Aarhus Kommune, argumenterede dog for, at de to situationer var vidt forskellige. Euro Group havde ikke indleveret rettidigt. HUMUS-Genplast havde leveret to ud af tre dele af deres vareprøver rettidigt, og der forelå derfor rettidigt indleverede (men mangelfulde) vareprøver at vurdere tilbuddet ud fra. 

Klagenævnet konkluderede, at det, på grund af det fortsatte arbejde på vareprøverne efter fristens udløb, ikke var muligt for kommunen at vurdere vareprøverne, da fristen udløb, og at Euro Group bar ansvaret for dette. Derfor var Aarhus Kommune forpligtet til at afvise Euro Groups tilbud. 

Hvad viser kendelsen?

Klagenævnets kendelse er udtryk for fast praksis for håndtering af frister – der er "ingen kære mor". En overskridelse af tilbudsfristen medfører ret og pligt til afvisning. 

Havde der været tale om, at der skulle uploades et tilbud inden fristen, og man havde opdaget fejl eller mangler ved det uploadede dokument, og at man som tilbudsgiver var gået i gang med at arbejde på det for så først at aflevere et færdigt tilbudsdokument to timer efter fristens udløb – så havde det nok været ret åbenlyst, at det skulle betragtes som ikke-konditionsmæssigt.

Uanset hvor frustrerende det må være for en tilbudsgiver at kunne se en fejl og ikke kunne nå at udbedre den, så skal man træde tilbage og lade ordregiver bedømme det, der er blevet indleveret. Hvis ikke tilbudsgivere træder tilbage, risikerer de – som her – at hele leverancen bliver afvist som for sent indleveret. I visse tilfælde har ordregiver jo mulighed for også at lade vareprøver berigtige eller supplere; og det vil vel altid være bedre at få en ringere bedømmelse end ingen bedømmelse.