Pas på! For meget over én kam kan stride med loven

Københavns Universitet havde gennemført et udbud af en rammeaftale om levering af anlæg til vask og sterilisering af bure til forsøgsdyr. Udbuddet var delt op i tre delaftaler. Der var opstillet to underkriterier, henholdsvis "Kvalitet, løsningsdesign, samarbejdsorganisation og driftsunderstøttelse", som vægtede 60 %, og "Totalomkostninger, herunder enhedspriser og driftsomkostninger", der vægtede 40 %. 

Tildelingen indebar dermed et meget bredt kvalitativt underkriterium med flere enkelte led, som universitetet dog havde beskrevet. Eksempelvis skrev universitetet, hvad der ville blive tillagt positiv vægt i evalueringen af hvert af de enkelte led. 

Den metode blev tilsidesat af klagenævnet. Årsagen var, at selv om det var forklaret, hvad der ville blive lagt vægt på ved alle dele af underkriteriet, så vedrørte de enkelte delelementer i underkriteriet efter deres indhold meget forskellige karakteristika ved de udbudte delaftaler – og de var ikke vægtet.

Klagenævnets kendelse

En ordregiver er forpligtet til at angive underkriterier og beskrive, hvordan de vil blive vægtet. Ordregivere er dog ikke forpligtet til at angive delkriterier til underkriterier, og delkriterier skal ikke vægtes, medmindre ordregiveren har i sinde at tillægge det pågældende kriterium særlig stor eller lille betydning. Underkriterier skal være forbundet med kontraktens genstand, og de skal ikke mindst være gennemsigtige og give tilbudsgiverne et oplyst grundlag at afgive tilbud på. Det indebærer et tilstrækkeligt indblik i grundlaget for den efterfølgende evaluering.

Klagenævnet udtalte: "Ved at fastsætte et underkriterium bestående af så forskellige kriterier som kvalitet, løsningsdesign, samarbejdsorganisation og driftsunderstøttelse og samtidig fastsætte en lang række delkriterier, som ikke er vægtede, og som efter deres indhold (generelle og specifikke) set over et ikke beskriver eller udfylder alle elementerne i underkriteriet ”Kvalitet, løsningsdesign, samarbejdsorganisation og driftsunderstøttelse”, er kriteriet ikke egnet til at identificere tilbuddet med det ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”."

På den baggrund konkluderede klagenævnet, at det var en overtrædelse af ligebehandlings- og (nok særligt) gennemsigtighedsprincippet, at universitetet opstillede et underkriterium, der bestod af en række vidt forskellige kvalitative kriterier, og kun offentliggjorde deres samlede vægtning, som om det var ét samlet underkriterium.

Hvad viser kendelsen? 

Efter vores vurdering er kendelsen et udtryk for en linje, hvor der i forsat stigende grad er stort fokus på, at man i gennemsigtighedens tegn får klarhed over evalueringsgrundlaget. Man skal som ordregiver holde tungen lige i munden, når man opstiller de kvalitative kriterier. Er de lige vigtige, eller skal de vægtes anderledes? Hvad lægger vi reelt vægt på i vurderingen af de enkelte kriterier – altså hvad er den gode besvarelse? Kan man konkurrere på de her kriterier? 

Det er klart vores erfaring, at jo mere gennemarbejdet og klart grundlag, der er at arbejde med gennem hele processen, jo nemmere evaluering og jo mere gennemsigtighed for tilbudsgiverne. Og i øvrigt også bedre løsning! 

For tilbudsgivere, der sidder med tilbudsudarbejdelsen, er det jo netop en meget fornem opgave at fange lige netop det behov, som kriterierne er udtryk for og på den måde kunne spore sig ind på, hvad det præcist er, ordregiver gerne vil have. Ordregivere kan føle, at tilbudsgivere "taler efter munden", eller at tilbuddet kun kommer med det, som ordregivere gerne vil høre. Det kan man som ordregiver modvirke ved at forholde sig til, hvad det helt konkret er for nogle konkurrenceparametre, man opstiller i sine kriterier. Hvordan skal leverandørerne helt konkret løse den pågældende opgave, og hvad vil man tillægge positiv vægt i den sammenhæng – og hvordan bliver det helt konkret målbart? 

Læs kendelsen: Klagenævnet for Udbuds kendelse i sagen mellem Steelco Denmark A/S mod Københavns Universitet