Kære arbejdsgiver – er du klar til Datatilsynets kommende tilsyn?

Datatilsynet planlægger hvert år, hvilke typer af tilsyn, de ønsker at have fokus på samt hvilke myndigheder/virksomhedsbrancher, tilsynene skal dække. Herfra finder Datatilsynet frem til de enkelte dataansvarlige, som skal være genstand for et tilsynsbesøg.

Datatilsynet har oplyst, at de i andet halvår af 2019 blandt andet vil sætte øget fokus på databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold.

Datatilsynet udtaler i denne forbindelse, at "[d]atabeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold er et kompleks område, hvor bl.a. de overordnede databeskyttelsesregler, ansættelsesretlige regler samt kollektive overenskomster og aftaler har betydning for de behandlinger af personoplysninger, der sker på arbejdspladser og i fagforeninger, mv.". Det er, ifølge Datatilsynet, årsagen til det øgede fokus på netop dette område.

Både arbejdsgivere i den offentlige såvel som den private sektor behandler et ikke ubetydeligt antal personoplysninger, blandt andet i forbindelse med rekruttering af medarbejdere samt generelt i forbindelse med ansættelsesforholdet og dettes afvikling.

Datatilsynet oplyser, at tilsynene dækker over det kommunale område, staten, den private sektor og én velgørende organisation, uden nærmere at angive specifikke brancher eller lignende.

Ved de planlagte tilsynsbesøg vil Datatilsynet især have fokus på sletning af oplysninger indsamlet i forbindelse med rekruttering samt arbejdsgiverens oplysningspligt i forbindelse med kontrolforanstaltninger i forhold til medarbejdere.

Sletning af oplysninger, der indsamles i forbindelse med rekruttering

Når en arbejdsgiver skal ansætte en ny medarbejder, er der typisk flere ansøgere. Efter databeskyttelsesreglerne skal en arbejdsgiver slette oplysninger om de ansøgere, der ikke bliver tilbudt en stilling, såfremt oplysningerne om de pågældende ansøgere ikke længere er relevante for arbejdsgiveren at opbevare.

Efter databeskyttelsesreglerne må en arbejdsgiver nemlig alene opbevare personoplysninger, så længe de er relevante for arbejdsgiveren, og formålet kan betragtes som værende sagligt. Det beror på en konkret vurdering, hvorvidt det er sagligt at opbevare fravalgte ansøgeres personoplysninger. Det kan eksempelvis betragtes som værende saglig opbevaring i det tilfælde, hvor en arbejdsgiver risikerer at blive mødt med et synspunkt om, at ansøgeren eksempelvis har været udsat for diskrimination, og at arbejdsgiveren i et sådan tilfælde har behov for at kunne dokumentere det konkrete rekrutteringsforløb.

Som arbejdsgiver skal man hertil altid være opmærksom på, om der er særlovgivning, der regulerer, hvor længe personoplysninger kan opbevares.

Det hænder, at arbejdsgiveren ønsker at gemme oplysninger om ansøgere med henblik på en mulig senere ansættelse. Opbevaring til dette formål kan ske ved indhentelse af samtykke.

Kontrolforanstaltninger i forhold til medarbejdere 

Arbejdsgivere har ved medarbejdernes brug af diverse arbejdsredskaber, såsom computere, tablets, mobiltelefoner og GPS'er i biler, mulighed for at kontrollere medarbejderne på arbejdspladsen og eventuelt desuden i hjemmet. En sådan kontrol vil som udgangspunkt indebære, at der sker en behandling af personoplysninger. Databeskyttelsesreglerne vil i disse tilfælde derfor finde anvendelse, og kontrollen vil således alene kunne ske, såfremt betingelserne i reglerne om saglighed og proportionalitet, et gyldigt behandlingsgrundlag m.v. er opfyldt.

Læs Datatilsynets nyhed om de planlagte tilsyn for andet halvår af 2019.