Tilbudsgiver

Vi yder bistand fra første færd og indtil beslutningen om tildeling af kontrakten er truffet, og vi rådgiver efterfølgende om mulighederne for at klage over eventuelle overtrædelser af udbudsreglerne samt om at få aktindsigt. Derudover repræsenterer vi klagere for Klagenævnet for Udbud og de almindelige domstole, hvor vi har betydelig proceserfaring.

Ved et udbud bistår vi typisk tilbudsgivere med:

• at ansøge om prækvalifikation
• at udarbejde og kvalitetssikre tilbud
• rådgivning om den udbudte kontrakts indhold
• rådgivning, når tilbuddet blev valgt, forhandling og kontraktindgåelse
• rådgivning, når tilbuddet blev fravalgt/aktindsigt
• indgivelse af klage
• anlæggelse af retssager
• rådgivning i kontraktens løbetid, herunder vedrørende ændringer.

Prækvalifikation

En ansøgning om prækvalifikation indebærer, at en potentiel tilbudsgiver anmoder om at få lov til at byde på en udbudt opgave.

Det er kun ved visse typer af udbud, at udbyder er berettiget til at anvende proceduren med prækvalifikation. Det gælder f.eks. ved begrænsede udbud, konkurrencepræget dialog og ved udbud med forhandling efter forudgående udbudsbekendtgørelse.

Udbyder vil i udbudsbekendtgørelsen have oplyst, hvilke kriterier der vil blive lagt vægt på, når udbyder skal vurdere, om ansøgeren er egnet til at udføre den udbudte opgave.

Vi rådgiver ansøgere om:

• prækvalifikation
• udformningen af ansøgningen
• forståelsen af udbudsmaterialet.

Vi sørger for, at potentielle tilbudsgivere opfylder alle de formelle krav i udbudsbekendtgørelsen, så chancerne for at opnå prækvalifikation og deltagelse i udbuddet bliver størst mulige.

Tilbud

Et tilbud på en udbudt opgave skal udformes i overensstemmelse med udbudsbetingelsernes krav. Selv mindre uoverensstemmelser mellem tilbuddet og udbudsbetingelserne kan føre til, at udbyder skal afvise det indkomne tilbud.

Vi har fokus på at øge tilbudsgivers chancer for at vinde udbuddet.

Vi bistår ofte med at:

• udforme tilbuddet
• gennemgå udbudsmaterialet
• identificere eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet, hvilket gør det muligt at stille afklarende spørgsmål til udbyder, så tilbuddet lever op til kravene i udbudsmaterialet.

Det fremgår af udbudsmaterialet, hvordan udbyder vil evaluere de indkomne tilbud, og vi sørger for at fremhæve, hvilke konkurrenceparametre udbyder vil lægge vægt på, samt rådgiver tilbudsgivere om, hvordan de bedst positionerer sig.

Den udbudte kontrakt

Formålet med udbudsreglerne er at finde det bedste eller det billigste tilbud. Udbudsreglerne foreskriver, hvilken procedure der skal følges for at identificere dette tilbud.

Kontrakten regulerer derimod udbyders og leverandørens samarbejde i tiden efter udbuddet. Derfor det er vigtigt, at kontrakten klart og tydeligt regulerer parternes indbyrdes forhold i kontraktens løbetid.

Vilkårene i den udbudte kontrakt kan have betydning for prisen på den udbudte opgave samt på vurderingen af, hvor attraktiv en udbudt opgave er. Hvis kontrakten indeholder meget byrdefulde vilkår eller indebærer, at tilbudsgiver påtager sig en række risici, bør dette afspejles i det afgivne tilbud.

Udbudsgruppens organisation sikrer, at det altid er en specialist, der behandler sagen. Vi besidder derfor den faglige indsigt, der gør det muligt at vurdere rimeligheden af en udbudt kontrakt.

Vi bistår med:

• at vurdere, hvorvidt det er kommercielt forsvarligt at byde på en udbudt opgave
• at vurdere, om det er nødvendigt at tage forbehold over for visse urimelige kontraktvilkår.

Når tilbuddet blev fravalgt

Udbyder er forpligtet til hurtigst muligt at meddele en tilbudsgiver, hvorvidt han har besluttet at indgå en kontrakt eller annullere udbuddet.

Vi har omfattende erfaring med at assistere fravalgte tilbudsgivere med:

• at få en begrundelse fra udbyder
• at bede om aktindsigt, så det bliver muligt at vurdere, hvorfor kontrakten blev givet til en anden tilbudsgiver.

Jo før vi bliver involveret, desto bedre er mulighederne for at varetage jeres interesser.

Klage

Det kan på baggrund af udbyders begrundelse eller omstændighederne i øvrigt stå klart, at udbyders beslutning om at tildele kontrakten til en anden tilbudsgiver er i strid med udbudsreglerne. Som tilbudsgiver har man i denne situation mulighed for at klage til Klagenævnet for Udbud, rette henvendelse til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen eller anlægge en retssag.

Fordelen ved at klage til Klagenævnet for Udbud, frem for at anlægge en retssag, er, at sagsbehandlingstiden ved klagenævnet er betragtelig kortere end ved domstolene. Samtidig er omkostningerne ved at føre sagen oftest mindre.

Derudover er det under visse omstændigheder muligt at få tillagt en klageopsættende virkning, så udbyder afholdes fra at indgå kontrakt med den vindende tilbudsgiver. Det skal desuden bemærkes, at en tilbudsgiver, der klager til Klagenævnet for Udbud, bevarer muligheden for at anlægge en retssag efterfølgende.

Klagenævnet har mulighed for både at annullere en ulovlig beslutning, at pålægge udbyder at lovliggøre et udbud, samt at tilkende erstatning til en tilbudsgiver, der kan dokumentere at have lidt et tab som følge af udbudsreglernes tilsidesættelse.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har alene mulighed for at vejlede om udbudsreglernes forståelse, men mange udbydere følger styrelsens retningslinier.

Grundlag for klage

Kromann Reumerts udbudsgruppe består af en række advokater, som har erfaring med at føre sager ved Klagenævnet for Udbud.

Vi rådgiver om:

• hvorvidt der er grundlag for en klage 
• mulighederne for at få medhold ved klagenævnet.

Retssager

Klagenævnet for Udbudsafgørelser kan indbringes for domstolene. Derudover kan tilbudsgiver vælge at indbringe spørgsmålet om overtrædelse af udbudsreglerne direkte for domstolene.

Da en retssag kan være omkostningsfuld både økonomisk og tidsmæssigt, foretager vi altid en grundig vurdering af sagens mulige udfald.

Vi afsøger mulighederne for at finde en forligsmæssig løsning, før vi anbefaler at anlægge sag ved domstolene.

Når tilbuddet blev valgt

Den bedste udgang på et udbud er naturligvis tildelingen af en kontrakt og dermed opstarten af et samarbejde mellem udbyderen og jer.

Udbudsreglerne dækker også perioden mellem en tildelingsbeslutning og en kontraktindgåelse samt indirekte også mulighederne for tilpasninger i kontraktens løbetid.

I forbindelse med den endelige kontraktindgåelse kan der være behov for enkelte præciseringer, og visse udbudsformer lægger endda op til, at selve kontraktens indhold i et vist omfang skal forhandles på plads.

Med udbudsgruppens bistand sikres I, at udgangen på et eventuelt forhandlingsforløb er kommercielt attraktivt, og at et ligeværdigt kontraktforhold etableres.

Med udbudsgruppens erfaring og specialisering vil der altid være en kompetent forhandler ved jeres side i udbuddets afsluttende faser. Samme erfaring og ekspertise står til rådighed under samarbejdet, således at de nødvendige tilpasninger til kontrakten kan gennemføres, samtidigt med at udbudsreglerne iagttages.

Rådgivning i kontraktens løbetid

Selv efter udbuddet er vundet, og kontrakten er underskrevet, kan der opstå en række problemstillinger.

Det kan blandt andet handle om, hvorvidt kontrakten kan:

• ændres
• tilpasses nye forhold
• forlænges.

Vurderingen af, hvorvidt det udbudsretligt er tilladt at ændre kontrakten, afhænger blandt andet af, hvilke elementer i aftalen parterne ønsker at ændre, samt hvorvidt ændringen ønskes foretaget på grund af udefrakommende forhold, som hverken ordregiver eller tilbudsgiver har haft indflydelse på. Der kan ligeledes opstå spørgsmål om forståelsen af selve kontrakten.

Udbudsgruppen består af en række specialister, som har omfattende erfaring med både udbudsret samt et specialområde, herunder eksempelvis IT, fast ejendom samt den offentlige sektor.

Vi har derfor mulighed for at rådgive både om de udbudsretlige såvel som de kontraktretlige aspekter i hele kontraktens løbetid.